Slow and steady wins the race

Waarom is het managen van unieke, complexe en eenmalige projecten moeilijk en waarom lezen we zo vaak dat dit soort werk mis gaat. Een paar weken geleden schreef ik over dit fenomeen in relatie tot het optimistische karakter van de mens die de toekomst graag met een roze bril aanschouwd. Dit staat bekend als het ?Overconfidence-effect?. Vaak worden we dan door de werkelijkheid ingehaald en loopt het project vertraging op, of de kosten uit de hand.
Naast optimisme leven we in een wereld waarin we niet meer de tijd (kunnen) nemen om eens lekker over een probleem na te denken. Met de benen op tafel er voor te zorgen dat de ontwerpen of plannen die we willen uitvoeren zijn ook in orde zijn. Bezint eer gij begint is het Nederlandse spreekwoord. ?Look before you leap? de Engelse variant.
Voor standaard werken is deze houding niet nodig maar in projecten met een uniek karakter wel. Toch wordt ook daar nauwelijks de tijd genomen om aan de voorkant van een project eens goed rond te kijken of er al gesprongen kan worden. Ik schets deze situatie voor een bouwproject waar mijn expertise ligt.
Bij de start van een project wil de opdrachtgever vaak zo snel mogelijk bouwen. Dat is niet onbegrijpelijk. Want vaak is er, om te kunnen starten, lang gewikt en gewogen. Het kost tijd om te onderzoeken wat de behoefte is, wat de haalbaarheid is of de financiering, of om bijvoorbeeld een samenwerking tussen partijen te formuleren. Na deze periode, die uiterst belangrijk is, start het eigenlijke bouwproces pas. En de opdrachtgever kan eigenlijk niet meer wachten. Maar ook ontwerpen en bouwen kost tijd. Vaak veel tijd, zeker in een land van regels, vergunningen, inspraak, participatie, risicoverdeling, aanbesteden en onderhandelen. Plotseling is de tijdsdruk enorm en moeten architecten, ingenieurs, managers fors aan de bak om het de opdrachtgever naar de zin te maken.
Het komt vaak genoeg voor dat, om de opdrachtgever ter wille te zijn, een overspannen planning wordt geaccepteerd waarvan iedereen eigenlijk al weet dat ze niet realistisch is. Om toch te kunnen voldoen aan de afspraken wordt het ontwerp afgeraffeld, de bestekken slordig in elkaar gezet en de aannemer met dit rampenbestek opgezadeld. Iedereen die dacht aan een leuk project te werken is ondertussen chagrijnig, het vertrouwen tussen de teamleden is weg, de samenwerking gestrand in ruzie. De gevolgen zijn bekend. Uitloop op de planning, onverwacht veel meerwerk, een ontevreden klant, boze buurbewoners en dito teamleden.
Het uiteindelijke resultaat is, dat de planning niet wordt gehaald. Hadden we maar nagedacht bij de start. Hadden we maar een re?el plan aan de opdrachtgever voorgesteld. Hadden we maar gekeken voordat we sprongen. Maar dit is zeuren achteraf!
Ik houd van spreekwoorden. De Engelse variant voor dit probleem luidt: ?Slow and steady wins the race?. Misschien is ?Slow and Steady? wel een goed principe voor een lastig project. Op tijd klaar, geen valse verwachtingen, alles volgens afspraak, iedereen tevreden en iedereen blij. Vrienden voor het leven. En wellicht in dezelfde tijd of sneller dan het overspannen gedoe van het project wat ik boven schets.
Oh ja. Het is aan ons om dit in de praktijk te brengen. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen.