Het belang van samen plannen maken

Op 25 en 26 april 2024 ontmoet ik bachelorstudenten architectuur voor een college, discussie en een opdracht over onder andere taken verdelen, tijdlijn en planningen. De opdracht is een “Work Breakdown” maken waardoor we inzicht krijgen in het plannen van werkzaamheden van een bouwproject. Ter voorbereiding van dit college en de navolgende workshop heb ik deze post geschreven.

Niets is zo onzeker als de toekomst. Als de mens een ding niet heel goed kan is dat het voorspellen van de toekomst. Ik las eens dat van de miljoen afgestudeerde Europese economen er niet een het scenario van de economische crisis van 2008 heeft kunnen voorspellen. De toekomst is, concludeer ik graag, dus nogal onvoorspelbaar.

Toch maken we altijd weer planningen, en soms heel gedetailleerd voor al het werk wat we doen. Studenten plannen hun studie, architecten plannen hun werk een de aannemer maakt vaak enorm gedetailleerde planningen van het bouwproces. En vervolgens loopt vanaf de dag dat de planning is vastgesteld alles anders.

Van  2012 tot en met 2014 was ik projectmanager van een lastige en ingewikkelde klus: de renovatie van het Vondelparkpaviljoen in Amsterdam. Hierboven zie je de planning. Bij de start van mijn “bemoeienis” heb ik door een collega een planning op hoofdlijn laten maken voor het ontwerpproces, de uitvoering en diverse nevenwerkzaamheden. Hij deed dit op basis van een aantal interviews met de belangrijkste stakeholders van ons projectteam: de opdrachtgever, de toekomstige gebruiker, de architect, de tuinontwerper, de ingenieurs, de constructeur, de kosten deskundige, de manager van een deelproject, vergunningen. Iedereen gaf aan de planner zijn belangrijkste activiteiten en producten door. We spraken doorlooptijden of en we discussieerden over de relaties tussen de vele activiteiten. Zo ontstond een voorlopige planning waarop door iedereen feedback werd gegeven en daarna hebben we deze planning formeel vastgesteld. Het resultaat was, wat ik een geïntegreerde planning zou willen noemen. Met deze planning voor het ontwerpproces zijn we aan de slag gegaan.

Maar is het gelopen zoals zo zorgvuldig voorspeld? Nee.

Opvallend aan onze ontwerpproces-planning is de mate van onzekerheid. Ontwerpen is een zoektocht naar zekerheid en ontwerpen wordt sterk beïnvloed door discussies en of processen waarop je weinig of geen invloed hebt; de architect doet diverse voorstellen die moeten worden besproken, de opdrachtgever moest intern overleggen over de meest passende oplossing, we hadden een rechtszaak met de buren over parkeren, er was een discussie met de welstand en de architect had een langdurig debat met monumentenzorg waardoor de vergunning uitbleef.  Er was gedoe tijdens de inspraak met de buurt, de opdrachtgever en de gebruiker hadden een dispuut over het verdelen van kosten en de aanbesteding verliep niet vlotjes. Tja, er gaat wel eens iets mis.

Met vereende kracht hebben we, aan de hand van onze planning, toch al het geplande werk verzet. Een aantal zaken liepen namelijk wel soepel en voorspoedig en soms deden mensen wat extra’s om verloren tijd in te halen. Achteraf gezien waren we in staat op hoofdlijn alle belangrijke mijlpalen in het project te halen. Bijvoorbeeld het definitief ontwerp was gereed op de geplande datum ook al verliepen de stapjes daarheen niet volgens plan.

Uiteindelijk iedereen blij.

Maar terugkijkend moet ik eerlijkheidshalve zeggen dat vrijwel alles anders is verlopen dan we hadden voorspeld.

Samen, met alle disciplines plannen maken was achteraf gezien toch een zinvolle bezigheid.

Samen een planning maken is een proces waardoor inzicht wordt verkregen in het werk van elkaar, van de eigen inspanningen en de relatie die jouw werk heeft met dat van een ander.

Omdat planningen niet verlopen zoals bedacht, zou je kunnen verwachten, dat er snel irritatie over het plan en de voortgang kan ontstaan tussen de mensen die werken aan het project. Echter, dat gebeurde niet. Hoe kan dat?

Dit komt volgens mij ten eerste omdat iedereen bij de opzet betrokken was en iedereen mocht, zoals uitgelegd, feedback geven op het eerste resultaat. Iedereen had daarmee zijn eigen realistische doelen mogen bepalen en de mensen hebben onderhandeld over de afstemming en doorlooptijden. Daarmee kregen zij – ten tweede – ook inzicht in het werk van de ander. Door het samen plannen ontstond er saamhorigheid en begrepen mensen dat ze “in hetzelfde schuitje zaten”. Er gaat in mijn werk wel eens wat mis. En dat geldt ook voor de ander. Door samen te plannen ontstond er over en weer begrip voor die positie en daarmee hadden we een incentive om elkaar te helpen om de afgesproken mijlpalen toch te halen. Ik help jou vandaag en jij helpt mij morgen als dat nodig is. Die flexibele houding van betrokkenen was het gevolg van samen plannen maken. En ook nodig voor het bereiken van de gezamenlijk gestelde doelen.

Juist daarom is samen plannen van het grootste belang.

Lezen?
Huigh van der Mandele en Arjen van Witteloostuijn, Economen uit het verleden over de crisis van het heden, 2010, Uitgeverij ASPEKT.