The Making of Sense

Het afgelopen jaar werkte ik aan een management opdracht om een belangrijk rijksmonument, het Vondelparkpaviljoen te Amsterdam te renoveren en te transformeren van Filmmuseum naar studio?s voor televisie, radio en internet. Tevens moest een deel van het pand geschikt worden gemaakt voor nieuwe horeca. Een schitterende klus op een prachtige locatie. Natuurlijk gaat dit met een team van externe partijen en de teams van mijn opdrachtgevers. Na een jaar is het bestek gereed, de vergunning binnen en de aannemer geselecteerd. Volgend jaar zal de verbouwing uitgevoerd worden en leveren we op.
Het project verloopt succesvol en geheel volgens plan. Dat heeft, zoals ik het heb beleefd, niet alleen te maken met ?stevig? management maar juist met ?empatisch? management, als ik dat zo mag noemen. Ik leg het uit.
Projecten, en vooral bouw projecten, komen o.a. tot stand met behulp van ?stevig? management. Soms gaat dat stoer of bot en hoekig. In de bouw vindt men dat redelijk normaal en een softe benadering lijkt voor ?watjes?. Maar de vraag is of dit wel altijd effectief is en leidt tot het gewenste resultaat. Vaak hoor je dat geslaagde projecten succesvol waren vanwege de chemie tussen de mensen die er aan werkten. En achteraf is dat een aardige constatering maar voordat de mensen in projecten die chemie hebben gevonden is het project opgeleverd. Daarom stond het bovengenoemde project het afgelopen jaar in het teken van, laat ik het ?zachter? management noemen. Maar hoe doe je dat? En kan je dat versneld invoeren? De oplossing vond ik in Sensemaking.
Ik kwam in contact met twee onderzoekers van de Universiteit Utrecht en Technische Universiteit Delft die een case zochten voor hun onderzoek naar ?sensmaking in projecten?. Ik was net gestart met mijn Paviljoen en zocht manieren om mijn ontwerpteam versneld tot effectieve samenwerking te laten komen met als doel de krappe planning te halen. Sensemaking zou je kunnen vertalen als ?zingeving?, of ?het maken van zin”, betekenisgeving.
Er zijn publicaties die gaan over Sensemaking in organisaties, maar er is niet veel ervaring met Sensemaking in tijdelijke organisaties zoals bouwprojecten. Bij tijdelijke projecten moeten mensen elkaar leren kennen, hebben zij een persoonlijk belang, hebben mensen een belang vanuit hun eigen organisatie en moet het belang van het tijdelijke project gevonden worden.
Met de hulp van de onderzoekers verliep het eigenlijk heel simpel en vooral praktisch. We hebben een aantal malen in de projectgroep gesproken over Sense. En dat op de drie genoemde niveaus: van de mensen, van hun organisaties en van ons gezamenlijk project. Waarom vindt jij dit een mooi project? wil jij je energie daaraan geven? Wat is het belang van jouw organisatie? Wat moet jij minimaal binnen halen? Hoe kunnen we ons gezamenlijk belang en onze gezamenlijke waarde defini?ren? Daarnaast hebben teamleden persoonlijke gesprekken gevoerd met de onderzoekers, hebben we een viertal groepsgesprekken gehad met ?Plug de Dag??en staat op de agenda van elk team-overleg het agendapunt ?Hoe gaat het??, waar mensen hun positieve ervaringen, hun zorgen en hun irritaties uit mogen spreken. Het principe is dat zwijgen slecht is voor het project, het team en de samenwerking er dat er voor elk knelpunt een oplossing bestaat.
Zo hebben we Sense gemaakt van en in ons project. En in 2013 gaan we bouwen en laten we eens kijken of ook de aannemer mee wil in de Sense van ons project.
Weick K.E., 1995, Sensemaking in organizations, Thousend Oaks London New Delhi, Sage Publications.
L.H.M.L. Lousberg, Sturen op haalbaarheid en relatie. 2012 Delft, VSSD.
Simon Sinek, Start With Why, Prorfolio Penguin 2011