Het belang van samen plannen maken?

Op 30 april ontmoet ik studenten architectuur voor een college, discussie en een opdracht over planningen. De opdracht is een “Work Breakdown”. Ter voorbereiding van dit college en workshop deze post.
Niets is zo onzeker als de toekomst. Als de mens ??n ding niet kan is het voorspellen van de toekomst. Ik las eens dat van de miljoen afgestudeerde Europese economen er niet ??n het scenario van de economische crisis, waarin Europa nu verkeert, goed heeft voorspeld. We kunnen gissen maar de toekomst is onvoorspelbaar.
Toch maken we altijd weer planningen. Waarom?
Van begin 2012 tot mei 2014 was ik over-all manager van een lastige en ingewikkelde klus: de renovatie van het Vondelparkpaviljoen in Amsterdam. Hierover schreef ik eerder een blogpost. Bij de start van mijn bemoeienis met het project heb ik door een collega een over-all planning op laten stellen. Dit op basis van interviews met alle belangrijke stakeholders in ons project: de opdrachtgevers, de architect, de tuinontwerper, de ingenieurs, de kostendeskundige, de managers van deelprojecten etc. Iedereen gaf aan de planner zijn belangrijkste activiteiten en producten door, we onderhandelden over doorlooptijden en we discussieerden over de relaties. Zo ontstond een voorlopige planning waarop door iedereen feedback is gegeven. Het resultaat was een ge?ntegreerde planning van circa tien disciplines waar iedereen achter stond. met deze planning voor het ontwerpproces zijn we aan de slag gegaan.
Maar is het gelopen zoals zorgvuldig gespeld?
Opvallend van onze ontwerpproces-planning is de mate van onzekerheid. Ontwerpen is een zoektocht naar zekerheid en ontwerpen wordt sterk be?nvloed door meningen en of processen waarop je weinig of geen invloed hebt, zoals vergunningen, inspraak, juridische procedures, het lerend vermogen van de opdrachtgever(s) maar ook het iteratief proces dat ontwerpen is, en… er gaat wel eens iets mis.
Met vereende kracht hebben we, aan de hand van deze planning, ons werk gedaan. In hoofdlijn waren we in staat om alle mijlpalen in het project te halen. Iedereen blij. Maar terugkijkend moet ik eerlijkheidshalve zeggen dat vrijwel alles anders is verlopen dan ?voorspeld?.
Soms gingen acties sneller dan verwacht en soms langzamer, sommige producten bleken geen belangrijke relatie te hebben en anderen juist wel.
Samen, met alle disciplines plannen is een proces waardoor inzicht wordt verkregen in het werk van elkaar, van de eigen inspanningen en de relaties tussen disciplines. Het resultaat is echter een momentopname: de planning zoal we er nu naar kijken. Omdat planningen niet verlopen zoals bedacht, zou je kunnen verwachten, dat er snel irritatie over het plan kan ontstaan. Dat gebeurde niet.
Dit komt volgens mij ten eerste omdat iedereen bij de opzet betrokken was en feedback mocht geven, iedereen had daarmee zijn eigen realistische doelen mogen bepalen en mensen hebben de intentie dat ook waar te maken. Maar ten tweede omdat we daardoor ook beter begrepen dat we in hetzelfde schuitje zitten. Maar er gaat in mijn deel van de planning wel eens wat mis. En dat geldt ook voor alle anderen. Door samen te plannen ontstond er over en weer begrip voor die positie en daarmee hadden we een incentive om elkaar te helpen de afgesproken mijlpalen toch te halen. Ik help jou vandaag en jij helpt mij morgen als dat nodig is. Die flexibele houding van betrokkenen was het gevolg van samen plannen maken maar ook nodig voor het bereiken van gezamenlijke doelen. En juist daarom is samen plannen van grote betekenis in ons project.
lezen?
Huigh van der Mandele en Arjen van Witteloostuijn, Economen uit het verleden over de crisis van het heden,?2010, Uitgeverij ASPEKt. Hoofdstuk over Oskan Lange handelt over onzekerheden in de economie. P 49-57